Como tornar reuniões mais produtivas?

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     Como tornar reuniões mais produtivas?

     Para não se perder tempo valioso e assim tornar as reuniões mais produtivas tem-se algumas dicas:

• Determine o objetivo e comunique

     Determinar um objetivo e os tópicos a serem discutidos do mesmo trás mais foco a quem está no comando da reunião. Além de que sempre deve-se comunicar, pois assim saberão o motivo, a hora e o dia da reunião, podendo assim se preparar para a mesma. Tanto no fato de se agendar pra que a ocorra, quanto no fato de que estarão mais preparados para ela.

     O fato de saberem o motivo da reunião também ajuda no foco da equipe durante a mesma.

• Estabeleça o tempo de reunião

     Estabelecer o tempo ajuda na organização da agenda dos participantes, além de manter o foco em assuntos mais importantes. Além disso reuniões muito demoradas ou próximas do horário de saída do expediente deixam os participantes impacientes e desatentos ao que está se tratando.

     Manter reuniões menores e mais objetivas tornam ela mais produtiva.

• Tenha regras

     Deve-se estabelecer regras para que a reunião flua da melhor forma possível. Como tempo de atraso, uso ou não de eletrônicos. respeito ao próximo, horário de debate aberto, entre outras coisas.

• Respeito o objetivo e os tópicos pré-estabelecidos

     Para poder controlar o tempo e o objetivo deve-se seguir a risca os tópicos pré-estabelecidos no comunicado. Tendo-se um planejamento a se seguir fica-se mais difícil perder-se na reunião.

     Deve-se programar para que todos possam expressar-se na reunião, pois se estão lá e porque suas opiniões são relevantes. Deixar alguém de fora pode fazer com que a pessoa sinta que sua opinião não importa. Para tal deve-se seguir os cronograma. Reuniões com mais de 6 pessoas participando normalmente tendem a ser menos produtivas e mais difíceis de manter o foco e o tempo estabelecido.

    Além de que reuniões recheadas de guloseimas ou distrações normalmente distraem muito os participantes.

• Faça um ata

     Após a reunião, é necessário que alguém seja responsável por escrever os principais pontos e o que foi decidido. Para que se possam cumprir os combinados e que seja possível cobrar os mesmos.

     Portanto estabelecer um foco na reunião e se ater para que a mesma não se torne massante, fará com que seja mais produtiva.

Fonte: Pequenas Empresas & Grandes Negócios / Baseado no artigo de Mariana Iwakura com Camila Cechinel